COMMENT ORGANISER UN SÉMINAIRE

ÉVÉNEMENTIEL B TO B À LYON :

COMMENT ORGANISER UN ÉVÈNEMENT POUR VOTRE ENTREPRISE ?

Organiser des événements pour votre entreprise n’est pas une chose simple. Cela demande de la rigueur, de l’organisation et de la méthode.

L’agence événementiel Good For Events vous donnent quelques conseils pour organiser au mieux votre événement en B to B.

LA PREMIÈRE PHASE DE PRÉPARATION : LA DÉFINITION DES OBJECTIFS

L’élément clé de la réussite d’un événement en B to B, c’est de définir des objectifs. Il est essentiel que vous soyez capable de répondre à cette question en une simple phrase : pourquoi organiser cet événement ? La réponse à cette question vous permettra de choisir le type d’évènement en adéquation à vos objectifs et qui répondra au mieux à vos attentes.

Voici quelques exemples de types d’évènement :

• Le séminaire : il est connu pour favoriser l’échange au sein d’une équipe de travail. Ce type d’évènement permettra à vos employés de créer un lien unique et de partager un vrai moment de convivialité
• La conférence et le congrès : l’objectif est de rassembler des personnes pour aborder un sujet en particulier et sensibiliser sur une problématique précise.
• Le team building : son but est de rassembler tous les membres d’une équipe pour leur faire passer un bon moment et ainsi renforcer la cohésion d’équipe.

Ces quelques exemples cités précédemment ne sont pas évidement les seuls. Vous pouvez également organiser des événements sportifs, des salons ou des expositions, des festivals…

LA DEUXIÈME PHASE DE PRÉPARATION : BUDGET ? QUAND ? OÙ ? QUI ?  

Dans un second temps, une fois vos objectifs et votre type d’évènement définit, d’autres éléments doivent être spécifiés pour faire de votre évènement B to B une véritable réussite.

Vous devez répondre à ses questions :

• Quand ? Pour un événement sur Lyon de type professionnel, il serait idéal qu’il soit organisé un soir de semaine. Privilégiez les soirs en début de semaine car les soirs de fin de semaine sont réservés à la vie familiale.
• Qui ? Établissez une liste des convives avec une estimation du nombre de personnes présentes. Vous devrez également choisir si ce sont des employés, des partenaires, des clients…
• Où ? Le lieu que vous déterminerez dépendra du budget fixé, du nombre de personnes présentes, des disponibilités des locations des lieux atypiques ainsi que du cadre que vous souhaité avoir.

Ne l’oublions pas ! Le budget est un élément capital pour organiser votre événement. Sans budget définit en amont, il sera difficile de choisir un lieu atypique, de prévoir des activités et de faire intervenir des prestataires extérieurs.  

LA TROISIÈME PHASE DE PRÉPARATION : PLANNING & CAHIER DES CHARGES

Lorsque les premières phases de préparation sont terminées, et que tous les détails de votre événement B to B sont définis, il est temps pour vous d’élaborer un planning rétroactif. Contrairement à un planning classique, celui-ci s’élabore à partir de la date de fin du projet. C’est une méthode de planification inversée.

Lors de la planification de ce calendrier, vous devez compter entre 5 à 6 mois de préparation selon le type et la taille de l’événement.

Pour préparer ce fameux planning, il sera nécessaire de lister toutes les tâches que le projet comprend, estimer la durée des tâches en question puis les ordonner par ordre chronologique. Ses tâches devront ensuite être positionnées sur le planning en partant de la date de fin de l’événement. Cette méthode permettra de définir la date à laquelle vous devrez débuter la préparation de votre projet. 

LE JOUR-J

Le jour de votre événement professionnel est enfin arrivé ! Il est temps d’aménager le lieu à votre guise pour accueillir vos convives. Assurez-vous que les participants puissent facilement trouver le lieu de l’événement. S’ils ne connaissent pas, installez des panneaux de signalétiques pour qu’ils trouvent facilement.

Faites un dernier check point pour vérifier que chacun est à son poste pour l’arrivée des invités, et le tour est joué.

En espérant que l’organisation d’un événement sur Lyon en B to B n’a pas de secrets pour vous. N’hésitez pas à contacter l’agence Good For Events pour toutes éventuelles questions au sujet d’événements que vous souhaitez organiser. Nous serons là pour vous accompagner.

Directeur de la publication Good For Events - Wilfried WEGIEL - contact@goodforevents.com