Organiser Un Séminaire Du Tonnerre

8 étapes pour organiser un séminaire du tonnerre (dans les temps)

Vous avez décidé d’organiser un séminaire pour votre entreprise ? Très bonne idée ! Mais maintenant, il va falloir assurer. Organisation, anticipation, communication, répétition… Bref, tous les termes en « -tion » qui participent au bon déroulement de l’événement. Alors, voici toutes les étapes à respecter pour un séminaire d’entreprise du tonnerre et surtout, dans les temps !

Définissez vos objectifs

Organiser un séminaire c’est bien, mais savoir pourquoi c’est mieux. L’objectif est alors totalement différent en fonction des invités.

• Événement pour des partenaires? Il faut fidéliser !
• Séminaire pour des prospects? Vous l’aurez compris, il faut vendre !
• Week-end entre collègues? Il faut ressouder l’équipe.

Dans le dernier cas, un team building sportif sous forme de « jeux » de groupe sera le bienvenu. Vous pouvez alors réserver une journée ou un week-end entier. Pour les deux autres cas, des sorties peut-être plus culturelles, professionnelles ou à l’inverse festives (comme un bon restaurant) seront de mise. Optez alors pour un événement en soirée !

Définissez une enveloppe budgétaire

Eh oui, pour un séminaire du tonnerre, le billet tu sortiras ! Cependant, pas besoin de se ruiner pour satisfaire ses invités. Le budget dépendra ainsi de l’objectif, de la cible et du format précédemment définis. Mais il dépendra également des moyens à votre disposition. De plus, plus vous vous y prenez à l’avance, moins vous aurez de frais supplémentaires.

Choisissez une date

Le choix de la date est une étape cruciale. Cela permettra non seulement de situer l’événement dans le temps, mais également d’organiser votre planning en conséquence. Autrement dit, ne choisissez pas une date trop rapprochée, si c’est pour ne pas respecter les délais…

Ensuite, évitez les dates qui compromettraient la disponibilité des participants. Alors, à bas les vacances scolaires, les jours fériés et autres fêtes nationales. Oui, le week-end du 14 février n’est pas l’idéal, même si cela vous rappelle votre célibat…

Le mieux est bien évidemment de sonder vos invités sur leurs disponibilités ! Choisissez alors la date qui convient à une majorité de personnes.

Le maître-mot : l’anticipation. Vous aurez ainsi plus de choix dans les dates et vous serez sûr de la disponibilité de l’ensemble des invités.

Sélectionnez le lieu

Aaaah, voilà l’étape que l’on préfère chez Good For Events ! On se demande bien pourquoi hein… Le lieu de réception devra être choisi en fonction de la durée du séminaire et du format. Mais également de la capacité d’accueil, de la facilité d’accès et du budget alloué à l’événement. Une fois votre petite sélection opérée, n’hésitez pas à vous rendre sur place pour mieux appréhender l’espace et échanger avec les propriétaires des lieux. Parce que la qualité du service compte, mais la passion de l’humain qui l’incarne compte tout autant, si ce n’est plus.

Et je vous le donne en mille, pour avoir le temps de visiter, il faut prévoir son événement à l’avance. Cela vous donnera également plus de chances d’être bien reçu. Car oui, les propriétaires des lieux ont des réservations et des obligations. Ainsi, ils ne sont pas toujours joignables dans la minute par téléphone ou par mail. De même, il se peut que le lieu de réception soit indisponible à la location pour la date que vous aviez fixée… Ce serait dommage de passer à côté du lieu de vos rêves !

PS : pour trouver les meilleurs lieux de réception et de privatisation sur Lyon et sa région, qu’une seule adresse

Sélectionnez vos prestataires

Besoin d’animations, de transports, de photographes, de vidéastes ou encore de formateurs ? Eh oui, un séminaire ne pourrait être réussi sans eux. Pensez donc à choisir vos prestataires pour un événement inoubliable et sur-mesure qui saura rebooster vos équipes tout en leur laissant des souvenirs plein la tête.

Encore une fois, vous trouverez votre bonheur en région Auvergne-Rhône-Alpes sur Good For Events.

Planifiez pour être dans les temps

Maintenant que vous êtes au clair sur les différents aspects de votre séminaire, il va falloir entrer dans le vif de l’organisation. Et pour cela, quoi de mieux que le bon vieil agenda ? Ce dernier vous permettra de suivre au jour le jour toutes les étapes d’organisation pour un séminaire du tonnerre. Cela vous permettra également de ne pas être en retard comme le lapin dans Alice au pays des merveilles (dites-nous que vous avez la référence).

Votre planning comprendra alors les :

• Réservations à effectuer (lieu et prestataires)
• Invitations à envoyer (rédaction du mail, envoi et booking des invités)
• Versements à faire parvenir (oui, encore et toujours le budget)

Pensez à prévoir large ! On ne le répètera jamais assez, la ponctualité est la clé du succès (Good For Events – janvier 2020).

En plus de votre propre emploi du temps, vous devrez organiser la journée ou le week-end de séminaire. Le planning devra alors être transmis aux invités lors de l’envoi des invitations. Là encore, faites preuve de souplesse et anticipez !

Répétez encore et encore

En tant qu’organisateur, vous ne devez rien laisser au hasard. La veille de l’événement, rendez-vous sur place pour vous assurer que tout est au point. Vous pouvez également organiser une répétition avec les prestataires. Enfin, pensez à effectuer un petit rappel de l’événement auprès de vos invités. Mieux vaut prévenir que guérir !

C’est le grand jour !

Vous y voilà enfin ! Vous avez réussi à tenir les délais, le lieu est accueillant, les animations sont un succès… Bref, vos convives sont plus qu’épatés. Vous pouvez enfin respirer… Quoique, pas si vite ! Une fois le séminaire terminé, pensez à communiquer sur l’événement. Vous pouvez par exemple envoyer un mail de remerciement (toujours plus humain qu’un formulaire de satisfaction). Si vous avez fait appel à un photographe ou un vidéaste, pensez également à partager le contenu sur vos réseaux sociaux ou votre site Internet. Enfin, un article de blog pour résumer cette journée sera le bienvenu.

Directeur de la publication Good For Events - Wilfried WEGIEL - contact@goodforevents.com